福岡の人材育成・企業研修・社員研修・コンサルティング

株式会社オール・マイ・プレジャー

福岡の社員研修のお問い合わせなら 092-332-3001

人事担当者や部下の育成に役立つ

人材育成コラム

部下からの報告・連絡・相談の質を高めるためには?


 
こんにちは、オール・マイ・プレジャーの吉村です。
 
部下の報告を受けて、上司として判断する必要がある時に
 
・部下の報告内容が曖昧で判断できない
・状況がわからないので、結局自分が直接、再確認しないといけない
・事実が本当にどうなっているかわからないので、判断しにくい
・本当に知りたい情報が抜けているので、判断出来ない
 
などという事ってありませんか?
 
報告・連絡・相談の基本(5W1Hなど)がなっていないと言えばそうですが
報告・連絡・相談の基本能力が身についていないという事も言えます。
 
どういう事かというと、
人は、報告をする時に、事実をそのまま伝えずに
自分の解釈を加えて、伝える傾向があります。
 
これは、その人に問題があるというのではなく
基本的な脳の仕組みで起こる事です。
 
何か出来事を体験する
 ⇒ 頭の中で理解する
  ⇒ 理解するために、過去の体験・経験・知識と照らし合わせて理解する
   ⇒ この時点で、自分の解釈に自動的になってしまう
    ⇒ 解釈だけではなく、受け取った情報が不要だと思ったら自動的に削除していく
 
このプロセスを通ることによって
 
・部下からの報告が曖昧になったり
・必要な情報が欠落していたり
・事実かどうかわからないような報告になっていたり
 
してしまっているわけです。
 
では、こんな時にどうするかというと、これを出来るだけ防ぐために
普段の仕事の中で、思考のトレーニングをさせておく必要があります。
 
まずは、何か報告する時には、「事実と解釈」を分けて報告させることです。
 
「事実は、○○○です。」・・・解釈を一切入れずに、そのままの状況を報告させる。
「そして、それについてこのように思いました」という自分なりの解釈を報告させる。
 
これを分けて報告させることで、
上司は必要な情報(特に事実)を得ることが出来ます。
 
また、部下も普段からそれを意識するようになるので、
事実をありのままに伝えるためにということで、その情報を正確にキャッチしていく
ようになります。
 
 
さらに、この「事実と解釈」を分けて報告させることで
解釈を聞いた時に、部下が本当にどこまで仕事を覚えているか、任せられるかを
判断することが出来ます。
 
事実を聞いて、上司が思った事とほぼ一緒の解釈を述べていたら
意思疎通が出来るようになっているという事で、その仕事を任せていくことが出来ます。
 
でも、全然違う解釈を述べていたら、考え方やものの見方、情報のとらえ方が
違っていることもわかるので、それを指導していくことが出来ます。
 
部下のミスや成果が上がらない理由(見えなかった部下の頭の中の原因)が
見える化するので、適切な対策を指導していくことが出来ます。
 
 
「事実と解釈をわける力」が
報告・連絡・相談の基本能力というわけです。
 
 
あなたの部下に普段の報告や日報から、この「事実と解釈」にわけて報告させる
トレーニングをさせてみてはいかがでしょうか?
 
 
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

部下からの報告・連絡・相談の質を高めるためには?


 
こんにちは、オール・マイ・プレジャーの吉村です。
 
部下の報告を受けて、上司として判断する必要がある時に
 
・部下の報告内容が曖昧で判断できない
・状況がわからないので、結局自分が直接、再確認しないといけない
・事実が本当にどうなっているかわからないので、判断しにくい
・本当に知りたい情報が抜けているので、判断出来ない
 
などという事ってありませんか?
 
報告・連絡・相談の基本(5W1Hなど)がなっていないと言えばそうですが、報告・連絡・相談の基本能力が身についていないという事も言えます。
 
どういう事かというと、人は、報告をする時に、事実をそのまま伝えずに自分の解釈を加えて、伝える傾向があります。
 
これは、その人に問題があるというのではなく、基本的な脳の仕組みで起こる事です。
 
何か出来事を体験する
⇒ 頭の中で理解する ⇒ 理解するために、過去の体験・経験・知識と照らし合わせて理解する ⇒ この時点で、自分の解釈に自動的になってしまう ⇒ 解釈だけではなく、受け取った情報が不要だと思ったら自動的に削除していく
 
このプロセスを通ることによって
 
・部下からの報告が曖昧になったり
・必要な情報が欠落していたり
・事実かどうかわからないような報告になっていたり
 
してしまっているわけです。
 
では、こんな時にどうするかというと、これを出来るだけ防ぐために、普段の仕事の中で、思考のトレーニングをさせておく必要があります。
 
まずは、何か報告する時には、「事実と解釈」を分けて報告させることです。
 
「事実は、○○○です。」・・・解釈を一切入れずに、そのままの状況を報告させる。
「そして、それについてこのように思いました」という自分なりの解釈を報告させる。
 
これを分けて報告させることで、上司は必要な情報(特に事実)を得ることが出来ます。
 
また、部下も普段からそれを意識するようになるので、事実をありのままに伝えるためにということで、その情報を正確にキャッチしていくようになります。
 
 
さらに、この「事実と解釈」を分けて報告させることで、解釈を聞いた時に、部下が本当にどこまで仕事を覚えているか、任せられるかを判断することが出来ます。
 
事実を聞いて、上司が思った事とほぼ一緒の解釈を述べていたら、意思疎通が出来るようになっているという事で、その仕事を任せていくことが出来ます。
 
でも、全然違う解釈を述べていたら、考え方やものの見方、情報のとらえ方が違っていることもわかるので、それを指導していくことが出来ます。
 
部下のミスや成果が上がらない理由(見えなかった部下の頭の中の原因)が見える化するので、適切な対策を指導していくことが出来ます。
 
 
「事実と解釈をわける力」が、報告・連絡・相談の基本能力というわけです。
 
 
あなたの部下に普段の報告や日報から、この「事実と解釈」にわけて報告させるトレーニングをさせてみてはいかがでしょうか?
 
 
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

組織づくり小冊子プレゼント
社員研修・企業研修@福岡
人事コンサルティング@福岡
人材育成コラム@福岡の社員研修
会社案内
電話でのお問い合わせ@福岡の社員研修

 
メールでお問い合わせ@福岡の社員研修
【メディア掲載】

2015年6月のふくおか経済に弊社の取り組みが掲載されました。 

2009年11月のTHE21の「21世紀に伸びる企業」に掲載されました。
 

 
2016年9月の文部科学省所管・(財)生涯学習開発財団の情報誌に掲載されました。