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人材育成コラム

事務職の生産性を上げるために


 
こんにちは、オール・マイ・プレジャーの吉村です。
 
生産性や仕事の成果というと、営業や販売、企画、製造部門には良く言われることですが、間接部門である事務職については、あまり言われることがありません。
 
会社によって、実働部隊の労働生産性は高いのに、本部を入れた会社全体の労働生産性を計算すると業界よりも低い結果になっているということを聞きます。
 
これは、色々と原因はありますが、一つには本部機能の生産性が低い可能性があります。
 
会社全体の生産性を上げる時に、間接部門の中の事務職の生産性を上げることも視野に入れていく必要があります。
 
ただ、事務職となると社内育成や研修などあまり行われることがなかったりするので、見落としがちだったり、ほっといても生産性が上がるということはなかったりします。
 
やはり、組織的に意識して取り組んでいく必要があります。
 
 
さて、では事務職の生産性を上げるためにはどうしたらいいのでしょうか?
 
基本的に事務職に求められるのは、正確性(精度)とスピードです。
このどちらがかけても生産性が落ちてしまいます。
 
これは、上げるためにどうすればということになるのですが、方法としてはたくさんあります。
 
少し上げてみると・・・
 
1.数値的な目標設定をして意識を向上させること
  精度率、納期遵守率などの具体的な目標設定をします。意外と、どのくらい
  精度率や納期遵守率なのか、本人も会社も把握していない
  ことが多々あります。それを知り、意識するだけでも改善されていきます。
 
2.業務を洗い出して、IT化できるものは移行していく
  今は、自動化できるものもありますし、人工知能搭載のロボットが事務仕事
  を行っていくことは近い未来で起こってくることです。それも見据えて進めていく。
 
3.業務を洗い出して、生産性が落ちているところを外注に出していく
  外注に出すとコストアップのイメージがありますが、生産性が落ちるところを
  任せて、その空いた時間をより会社にとって間接的利益につながるものに使って
  いくようにしたときのバランスで考えていきます。
 
4.定期的な情報共有の場を設定する
  上司や他部門との情報共有されていないことで、生産性が落ちている
  こともあります。なので、定期的な情報共有の場を設定することです。
 
5.業務を洗い出して、マニュアルを作成する
  仕事を任せていると、その人なりのやり方(我流)になっていて
  それが生産性を落としている可能性があります。
  その業務に精通している方や専門化に協力してもらいマニュアルを作成する
 
6.本人の知識や能力の向上
  その自身の知識や能力の向上を自己啓発させるか会社からの支援で
  研修等を行うかということです。
 
色々と施策もありますので、
まずは、1でお伝えした精度率や納期遵守率の現状を図ってみて、
自社の事務部門の生産性を把握するところから始めてみてはいかがでしょうか?
 
  
 
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

事務職の生産性を上げるために


 
こんにちは、オール・マイ・プレジャーの吉村です。
 
生産性や仕事の成果というと、営業や販売、企画、製造部門には良く言われることですが、間接部門である事務職については、あまり言われることがありません。
 
会社によって、実働部隊の労働生産性は高いのに、本部を入れた会社全体の労働生産性を計算すると業界よりも低い結果になっているということを聞きます。
 
これは、色々と原因はありますが、一つには本部機能の生産性が低い可能性があります。
 
会社全体の生産性を上げる時に、間接部門の中の事務職の生産性を上げることも視野に入れていく必要があります。
 
ただ、事務職となると社内育成や研修などあまり行われることがなかったりするので、見落としがちだったり、ほっといても生産性が上がるということはなかったりします。
 
やはり、組織的に意識して取り組んでいく必要があります。
 
 
さて、では事務職の生産性を上げるためにはどうしたらいいのでしょうか?
 
基本的に事務職に求められるのは、正確性(精度)とスピードです。
このどちらがかけても生産性が落ちてしまいます。
 
これは、上げるためにどうすればということになるのですが、方法としてはたくさんあります。
 
少し上げてみると・・・
 
1.数値的な目標設定をして意識を向上させること
精度率、納期遵守率などの具体的な目標設定をします。意外と、どのくらい精度率や納期遵守率なのか、本人も会社も把握していないことが多々あります。それを知り、意識するだけでも改善されていきます。
 
2.業務を洗い出して、IT化できるものは移行していく
今は、自動化できるものもありますし、人工知能搭載のロボットが事務仕事を行っていくことは近い未来で起こってくることです。それも見据えて進めていく。
 
3.業務を洗い出して、生産性が落ちているところを外注に出していく
外注に出すとコストアップのイメージがありますが、生産性が落ちるところを任せて、その空いた時間をより会社にとって間接的利益につながるものに使っていくようにしたときのバランスで考えていきます。
 
4.定期的な情報共有の場を設定する。
上司や他部門との情報共有されていないことで、生産性が落ちていることもあります。なので、定期的な情報共有の場を設定することです。
 
5.業務を洗い出して、マニュアルを作成する
仕事を任せていると、その人なりのやり方(我流)になっていてそれが生産性を落としている可能性があります。その業務に精通している方や専門化に協力してもらいマニュアルを作成する
 
6.本人の知識や能力の向上
その自身の知識や能力の向上を自己啓発させるか会社からの支援で研修等を行うかということです。
 
 
色々と施策もありますので、まずは、1でお伝えした精度率や納期遵守率の現状を図ってみて、自社の事務部門の生産性を把握するところから始めてみてはいかがでしょうか?
 
  
 
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

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【メディア掲載】

2015年6月のふくおか経済に弊社の取り組みが掲載されました。 

2009年11月のTHE21の「21世紀に伸びる企業」に掲載されました。
 

 
2016年9月の文部科学省所管・(財)生涯学習開発財団の情報誌に掲載されました。